一、收文处理
1、给市人大常委会和办公室的文件、信件、电报，除文字标明由领导人亲启外，均由办公室收发人员签收。已开口拆封的密件，可以拒收。
2、给市人大常委会和办公室的文件、电报，由办公室收发人员编号、登记，秘书科提出拟办意见，分管相应工作副秘书长审阅后，呈秘书长阅办。需要签署办理的重要文件，要附上公文“处理笺”，送人大常委会主任或副主任批示意见后，交承办部门办理。
3、给市人大常委会党组的文件，由收发人员登记后送秘书长呈党组书记或副书记阅签意见。
4、给各专门委员会和常委会各办事机构、工作机构的文件，由各专门委员会和常委会各办事机构、工作机构指定专人接收、登记、管理、传递和督办。
5、机密文件由秘书长或分管文秘的副秘书长拆阅，按规定的传阅范围，由办公室送有关人员传阅。
6、文电的收发、传递，要迅速、及时、准确、保密、安全，做到不错送、不漏送、不丢失、不压误，并严格履行签收手续。
7、凡是不规范的来文，一律退回来文单位或电话告知不予办理。
8、凡需转出办理的公文、来信来访，必须进行登记，需要承办单位答复的，要及时催办。
9、当天来文当天登记，及时处理。属急件的当即呈批，转办，一般性文件也要尽快提出拟办意见转办，一般不超过2天。
二、发文处理
1、拟写文稿要用公文稿头纸，按规定的公文格式书写，并有拟稿、审核、校对、签发人签名。草拟公文，内容要符合国家法律、法规，符合党和国家的方针、政策以及本机关的职权范围。办法、措施要切实可行，文字上做到观点正确，条理清楚，层次分明，言简意赅，措词恰当，书写工整，标点准确。所用的材料、数字、人名、时间和引文，要准确无误，并注明拟稿、审核、校对、签发人员的姓名。
2、对外行文除综合性报告、通知外，一般采用一事一文，发文要明确主送单位、抄送单位和主题词，复文要注明来文的文号和事由。
3、凡是以人大常委会党组和常委会名义发的文件，分别由常委会党组书记或副书记、常委会主任或副主任指定拟稿部门起草，经秘书长核审后送常委会党组书记或副书记、主任或分管副主任签发。
4、凡以市人大常委会办公室名义发的文件，送分管该项工作的副秘书长审核，由秘书长签发；印发《北海人大》、《文件汇编》、简报由秘书长签发。对于一般机关事务性函件，由秘书长或分管该项工作的副秘书长签发。
5、凡以各专门委员会名义发的文件，由各专门委员会领导审核、签发。
各专门委员会和常委会办事机构、工作机构需要以人大常委会或办公室名义对外行文时，由各专门委员会和常委会办事机构、工作机构领导审核后送秘书科，由秘书科送分管该项工作的副秘书长审核后，呈秘书长签发或常委会领导签发。
6、凡是行文不规范的，由秘书科退回有关的专门委员会和办事机构、工作机构。
7、凡需要用电报和电话处理的事项，文稿要简明、精炼，拟稿、审核、签发参照上述程序办理。
8、常委会、常委会党组和常委会主任、主持日常工作副主任的文稿，根据文稿内容由相应专门委员会、常委会办事机构和工作机构起草，内容涉及两个或两个以上专门委员会、常委会办事机构和工作机构的综合性文稿，由研究室起草，必要时组织写作小组起草，送秘书长审阅后，呈有关领导审定；常委会其他副主任的讲话稿和其它文稿由对应副秘书长、专门委员会、常委会办事机构和工作机构起草，送秘书长审阅后，呈有关领导审定；人大机关的文稿，根据文稿内容由办公室有关科室或领导指定人员起草，送秘书长审定。
9、文稿经领导签发后，原则上不能改动，如确实需要再修改，必须经原审核签发的领导同意。发文由办公室编号、登记、缮印，由拟稿部门校对、装订、封发。
10、签发必须是自己职权范围内的文件，不得越权签发。
11、领导签发文件时，应写明办理意见、姓名和时间，并一律用钢笔或毛笔，不准用圆珠笔和铅笔。
12、除非特别紧急，领导人一般不接受、不签发未经办公部门核稿并提出送审意见的文稿。
13、打印文件由秘书科按缓急先后统一安排，急件即收即打，常委会及党组的文件首先安排。
14、发送的文件、资料当天盖章当天封发。
三、文件送阅
1、秘书科负责向市人大常委会主任、副主任，党组书记、副书记、党组成员，秘书长、副秘书长，各专门委员会和常委会办事机构、常委会工作机构负责人呈送中央、国务院和自治区党委、政府、市委、市人民政府的文件、电报、资料，以及自治区有关部门发送和市有关单位抄报市人大常委会的重要文件。
2、收到文件后要及时登记，附上阅文笺，在当天送阅，机密文件履行签收手续。
3、急件要作明显标志，送达后当天退回秘书科，已阅的文件要签名，并注明阅文时间。
4、凡是标有密级的文件，当天阅完即收回，并存放保密柜。
5、需要落实市人大常委会领导参加会议、活动的文件或请柬、电话记录等，由对应联系常委会领导的秘书长、副秘书长送阅，并把落实情况反馈到秘书科。
6、谁送阅文件谁负责跟踪文件的传递情况，如因特殊情况不能继续跟踪的，要安排好其他人员继续跟踪。凡有文件需要阅签，应以通过电话或发短信的方式预先告知常委会领导和有关人员。
7、秘书科要与专门委员会、常委会办事机构、常委会工作机构负责文件送阅的同志做好衔接工作，保障文件送阅的畅通、及时、安全、高效。
8、文件送阅过程中，不能随意抽取某份文件作为自己方便之用；因工作需要，经请示有关领导同意后方可复印或办理借阅使用。
9、如果送阅的文件数量不够，除了文件规定不得翻印（或复印）和阅读范围外，经请示有关领导同意后，可复印该文件送专门委员会、常委会办事机构、常委会工作机构传阅。
10、送阅文件按规定妥善保管，严防失泄密。年终要做好文件的清退、归档、销毁工作。
四、文件保密
1、严格按照文件的密级和发文范围，管理好中央、自治区两级文件，认真细致地做好文件的收拆、登记、封发、交接工作。
2、文件管理人员对所有文件和重要资料，要认真及时地按有关要求收集齐全、逐一编号、登记、逐月清理，定期统计，分类归档。
3、各专门委员会和常委会办事机构、工作机构要管理好各自的文件、资料，属办公室管理的文件按规定集中送交办公室统一保存。属于各专门委员会、常委会办事机构和工作机构保管的文件，由各专门委员会、常委会办事机构和工作机构归档，年终集中送办公室档案室保存。
4、秘密文件必须存放在安全保密的地方，要有专人承办，专柜保管。
5、外出工作必须携带秘密文件的，须经秘书长批准，并办理登记手续，切实采取安全措施。
6、秘密文件不得通过普遍邮政邮寄，不准在普通传真机上传递，不得翻印（如需翻印要经秘书长批准），不得带回家中，严防泄密事故发生。
7、本机关秘密文件在印发前要依照规定准确地标明密级，规定发文范围。
8、凡以市人大常委会、党组、办公室名义发的文件，必须一式二份连同底稿交办公室归档存放。
9、有关人事任免、处分等机密性文件、文稿不得向外泄露。需向外公布的，必须按规定办理。
10、按保密规定清理、清退、移交、销毁秘密以上文件；销毁机密、秘密文件必须经秘书长批准，由分管文秘的副秘书长和秘书科长二人监销，保证不丢失，不漏销。个人不得擅自销毁公文。
本制度如有与上级有关规定相抵触之处，按上级有关规定办理。
